Flowchart

Salah satu teknik yang sering digunakan dalam menyajikan arus informasi adalah flowchart. Pemakaian flowchart meluas seiring dengan berkembangnya komputerisasi pengolahan data bisnis. Flowchart merupakan bagan (chart) yang menunjukkan alir (flow) data dan urutan informasi di dalam program atau prosedur sistem secara logika. Bagan alir digunakan terutama untuk alat bantu komunikasi dan untuk dokumentasi. Ada beberapa jenis flowchart diantaranya: 

• Flowchart Sistem 
• Flowchart Dokumen 
• Flowchart Skematik 
• Flowchart Program 
• Flowchart Proses 
• Flowchart Analitik 

Flowchart digunakan baik oleh auditor maupun personel sistem. Pemakaian yang meluas memicu adanya keseragaman simbol dan konvensi yang digunakan. Di Amerika Serikat, kebutuhan akan keseragaman terpenuhi dengan adanya publikasi American National Standard Flowchart Symbol and Their Usage in Information Processing. Versi yang sekarang berlaku adalah ANSI X 3.5-1970. ANSI X 3.5-1970 mendefinisikan empat kelompok simbol, yaitu simbol dasar, simbol input/output, simbol proses, dan simbol tambahan. 

Simbol dasar mencakup simbol input/output, simbol proses, simbol arus data, serta simbol anotasi (komentar). Simbol ini terkait dengan fungsi dasar pemrosesan data. Simbol khusus dapat menggantikan simbol dasar guna memberikan informasi tambahan. 

Simbol input/output menggambarkan data yang tersedia untuk diproses dan mencatatkan informasi hasil suatu pemrosesan. Data yang telah diproses dikeluarkan dalam bentuk kertas atau bentuk disk magnetik yang lain. 

Simbol proses menggambarkan setiap fungsi pengolahan data. Sebagai contoh, serangkaian operasi yang menyebabkan perubahan nilai informasi, bentuk informasi, atau lokasi informasi. Simbol garis arus digunakan untuk mengaitkan simbol yang satu dengan simbol yang lain. Garus alur ini mengindikasikan urutan informasi dan operasi yang harus dijalankan. Garis alur ini dapat saling bersilangan, yang berarti dua jalur tersebut tidak memiliki kaitan logis satu dengan yang lainnya. Simbol anotasi (komentar) menggambarkan deskripsi tambahan atau catatan penjelas. Garis putus-putus dikaitkan dengan simbol yang diberi komentar.

Hal-hal Yang Perlu Diperhatikan Dalam Membuat Flowchart

a. Perencanaan Flowchart

Pertama, kita harus mendapatkan sumber daya yang dibutuhkan. Jika flowchart akan dibuat menggunakan bantuan komputer, dibutuhkan aplikasi perangkat lunak yang tepat. Jika flowchart akan digambar diatas kertas, maka dibutuhkan template flowchart dan alat tulis yang sesuai. Selanjutnya tentukan jenis flowchart seperti apa yang akan dibuat. Pemilihan ini didasarkan pada tujuan membuat flowchart.

b. Memilih Simbol

Setelah menentukan jenis flowchart yang dibutuhkan, penting untuk memilih simbol yang akan digunakan untuk menggambar flowchart. Simbol input/output dan proses yang spesifik dapat memberikan informasi yang lebih detail.

c. Analisis Sistem

Ketika mempersiapkan berbagai tipe flowchart penting untuk meninjau data yang akan digambar untuk mendapatkan pemahaman yang baik mengenai deskripsi sebuah sistem, perlu untuk menentukan entitas apa yang akan digambarkan sebagai kolom yang terpisah. Tahap selanjutnya adalah mengidentifikasi dokumen yang akan terlibat dalam proses pengolahan. Setiap dokumen tersebut harus disajikan dengan carayang tepat.

d. Menggambar Flowchart

Tahap pertama dalam menggambar flowchart adalah penentuan letak simbol terminal sebagai awal mulai sistem yang beroperasi. Dokumen-dokumen yang terkait dan aktivitas yang dilakukan selama proses di tambahkan dalam simbol sesuai dengan fungsi simbol masing-masing. 

e. Peraturan Sandwich

Dalam setiap simbol proses yang digambar simbol proses harus memiliki input dan output yang jelas. Ini disebut peraturan sandwich sehingga setiap simbol proses diapit simbol input dan simbol output.

f. Penggunaan Simbol Konektor

Satu manfaat penting menggunakan simbol konektor adalah simbol ini member fleksibilitas untuk membuat modul-modul flowchart dan pembuatan garis yang panjang melintang antarkolom yang berjauhan dapat dihindarkan. Penambahan dan pemindahan kolom dapat dilakukan tanpa harus menghapus garis dan menggambar ulang garis. Karakteristiki ini bermanfaat khususnya pada saat kita sedang memperbaiki flowchart yang sudah ada.

g. Hubungan Entitas Kolom

Narasi mendeskripsikan kegiatan yang dijalankan oleh petugas pada setiap bagian masing-masing. Oleh karena itu, aktivitas entitas ini digambarkan dalam kolom tersendiri.